Ma nouvelle organisation et planification quotidienne : 12 points pour obtenir de vrais résultats

28 Oct, 2019 | Articles organisation

Je crois bien que cet article a été celui que vous m’aurez le plus demandé : le bilan sur ma nouvelle organisation. Depuis ma rentrée en décalée, et pour éviter de vivre à nouveau un (presque) burn out avec ma propre entreprise, j’ai complètement révolutionné ma manière de procéder au quotidien.

J’ai enfin trouvé un process efficace qui fonctionne et donne des résultats. 

J’ai d’abord voulu tester ces techniques pendant plusieurs semaines, pour être certaine de vous partager quelque chose à reproduire de votre côté pour vous soulager. Je n’utilise pas de méthode miraculeuse, mais j’ai trouvé MA méthode et elle me permet de cumuler mon business, mes clients, mon blog, mes produits, formations, mes nouveaux projets, la danse, la gestion de ma maison, les travaux à finir chez moi, ma vie perso, l’administratif, le quotidien, ma vie sociale, ma famille, les moments OFF… et tout ça sans devenir complètement dingue, sans suffoquer sous la quantité de choses à réaliser.

C’est ce qui me permet de te dire que ce process fonctionne réellement : j’arrive enfin à affronter tout ça sereinement.

1/ L’importance de trouver des outils adaptés

Aujourd’hui, je n’utilise que 2 outils pour gérer la totalité de mon organisation :

  • un agenda papier (suffisamment grand pour écrire dans le détail)
  • Trello

J’ai mis du temps à comprendre que l’un ne pouvait pas se substituer à l’autre pour moi, qu’il me fallait la version papier pour les rendez-vous figés, pour planifier, vérifier en un coup d’oeil les horaires libres pour gérer les différents plans de mon quotidien ET Trello pour entrer dans l’organisation pure et dérouler mes actions quotidiennes sans me prendre la tête sur ce qui me restait à mettre en place. Ces deux outils sont les miens, ils ne t’obligent en rien à être les tiens, tu dois trouver le process qui est conçu sur-mesure pour toi. Si tu es fan des contenus agendas numériques (que moi je ne supporte pas) tu peux parfaitement t’orienter sur les agendas Google par exemple.

2/ Concentrer mon organisation sur le moins de supports possibles

Trop souvent, j’échange avec des entrepreneurs qui s’éparpillent sur une tonne de supports et qui finissent par ne plus savoir où trouver les informations importantes, où se trouvent les choses à ne pas oublier, où consulter leurs rendez-vous pour prioriser. Ma seconde astuce est donc évidente : c’est de trouver tes outils, certes, mais de ne pas les multiplier. Sois synthétique. Je pense que 2 outils (3 grand maximum) sont largement suffisants et, au-delà, tu prends alors le risque de t’embrouiller.

3/ Trouver, accepter et respecter mon propre rythme

Dans la mesure du possible et selon ta vie pro et perso, je te conseille de trouver et de suivre ton propre rythme. Depuis que j’ai créé mon business, au-delà de ma routine du succès (car je ne suis pas matinale du tout), j’ai appris à m’écouter, à respecter les signaux de mon corps, à ne plus lutter pour entrer dans des cases horaires. Bien souvent, je démarre ma journée à 11h, je fais une pause entre 17 et 20h pour la partie hobbies et je reprends ensuite pour terminer entre 2h et 4h du matin. Parfois c’est moins tard, mais en réalité, j’écoute simplement ma propre fatigue et mon inspiration. Je me repose tant que j’en ressens le besoin, à l’inverse les jours où je n’ai pas sommeil, je me mets en action rapidement sans jamais culpabiliser.

Evidemment, je m’offre ce luxe en étant ma propre patronne, mais tu peux essayer d’adapter ça au maximum dans ta vie professionnelle et personnelle.

4/ Choisir et définir des plages horaires

Pour être efficace et parvenir à caser tous les plans disponibles dans ta vie, tu vas commencer par choisir des plages horaires pour chacune de ces catégories. Par exemple :

  • Lundi matin travail pour client 1
  • Lundi après-midi focus hobby danse
  • Mardi matin développer ton business (marketing, communication…)
  • Mardi après-midi travail pour client 2

et ainsi de suite…

Il te faut donc procéder à la création d’une semaine type, sans entrer dans les détails, en essayant juste de choisir et bloquer différentes plages horaires en lien avec toutes les choses que tu dois caser dans ton agenda.

5/ Travailler tes objectifs

Pour rester focus sur les choses importantes, urgentes et essentielles, il est important de te fixer des objectifs, de les garder en vue, de te projeter et de connaître ainsi lesquels sont les plus incontournables pour toi. Le vision board peut être un outil utile pour préparer cette tâche là au niveau annuel, mais ensuite il te faudra en choisir de façon mensuelle puis hebdomadaire. L’idée c’est de se répartir semaine par semaine, mois par mois, tes objectifs généraux de l’année.

Garde en tête une seule chose : comment réussir à concrétiser tout ça.

6/ T’imposer une structure

Le remède contre une to do liste à rallonge c’est la strucure. Tu vas devoir compartimenter et établir des sous catégories le plus en détail possible dans ta to do list générale.

  • l’idée numéro une sera d’y voir plus clair
  • la seconde de dédramatiser la quantité de choses à faire
  • et la troisième de positionner des catégories différentes dans une même semaine, pour couvrir le plus de plans différents

 

7/ Compartimenter et détailler le plus possible

En lien avec le point précédent de la structure, en compartimentant et en entrant en détail dans chacune de ces catégories, tu seras capable d’y voir clair en un coup d’oeil, de repérer les tâches importantes à réaliser en priorité, mais aussi de ne rien oublier même lorsque l’urgence n’existe pas.

Voici un exemple de quelques compartiments présents sur mon Trello :

  • Digital Women, le business
  • Clients
  • Perso
  • Danse

 

8/ T’imposer et respecter les moments OFF

Sûrement la plus grosse nouveauté (et la plus difficile à suivre au départ) de ma nouvelle organisation : les moments OFF. L’objectif final que je voudrai m’imposer sera de ne plus bosser du week-end, ce qui inclus donc 2 journées complètes, mais à ce jour, je me contente déjà d’une journée pleine (Samedi ou Dimanche, selon mon humeur, mon énergie, mes impératifs). Et j’apprends aussi à déconnecter à certains moments de ma journée, et surtout à ne plus culpabiliser quand je le fais.

Et avec le temps, j’ai bien compris que, sans ces instants de déconnexion, même si sur le moment j’ai l’impression de perdre du temps, mon efficacité, mes performances et mon endurance sur le long terme n’en seront que meilleures. Impose-toi ces instants de break.

9/ Poursuivre avec l’organisation financière

Autre nouveauté dans mon organisation, inclure la partie financière dans le reste de mon process. Désormais, tout l’aspect entrée et sortie d’argent fait partie intégrante de mon organisation. L’argent, c’est l’un des pôles les plus angoissants, stressants et un enjeu fort dans ta vie quotidienne. C’est pour toutes ces raisons que j’ai pris la décision de préparer un pan de ma méthode dédiée à mon chiffre d’affaire, les cotisations, les paiements mensualisés de mes clients, les contrats à venir, en cours… à adapter selon ta propre vie pro et perso, of course.

 

10/ Prendre le temps et la peine de poster toutes mes idées sans exception

Au sein de mon organisation, j’ai fait le choix de tout écrire, quelque soit l’idée. Même si parfois, ce sont des objectifs à réaliser sur le très, très long terme, je l’inscris. Ainsi, j’arrête de risquer d’oublier quoique ce soit. Je ne connais plus les soirées où je peine à trouver le sommeil parce que je pense trop. Je pose tout à l’écrit, j’ai une rubrique dédiée aux nouveautés, aux idées, et j’y pose tout en vrac pour leur donner une place et les retravailler en temps voulu.

 

11/ J’accorde du répis à mon esprit et le libère de la réflexion en continue

En lien avec mon point précédent, de tout noter sans estimer que ce n’est pas pour maintenant ou pas important, me permet de libérer totalement mon esprit. Mes exercices de méditation se réalisent de façon exceptionnelle puisque j’arrive réellement à appuyer sur pause pour maîtrisier mes pensées, ma réflexion et mon cerveau qui cogite à 100 à l’heure. Et franchement ? C’est un vrai et total soulagement. C’est dingue, au départ, la première fois, l’effet que ça fait de se dire que tout est bien écrit, posé à plat, et que rien ne sera oublié ou négligé. Offre-toi ce beau cadeau.

 

12/ Elaborer ta construction de process jour après jour, pierre après pierre

Tu vas pouvoir construire ton emploi du temps, ta méthode, sur toute la semaine. Et reproduire son utilisation au quotidien. Tu peux créer ton agenda en prenant en compte :

  • tes plages horaires
  • tes rendez-vous
  • tes priorités
  • tes impératifs

Et tout ça en un coup d’oeil grâce à tout le travail réalisé en amont. Autant dire qu’il ne tient plus qu’à toi d’être efficace à 100% et de t’offrir la possibilité d’obtenir de réels résultats.

 

Et j’ai décidé d’aller encore plus loin que cet article.

C’est difficile et complexe pour moi de te résumer tout mon process en étant suffisamment générale pour que ça parle à tout le monde, mais précise pour que tu puisses comprendre et reprendre la méthode pour ta propre vie. C’est pourquoi, et suite à vos si nombreux messages sur le sujet, j’ai décidé de mettre en place 2 nouveautés :

  • la première n’est autre que l’ouverture d’une catégorie « organisation » sur le blog, pour te partager le plus d’astuces possible sur le sujet
  • la seconde, c’est le lancement des coachings en organisation, pour t’aider et t’accompagner plus en détail et avec une méthode sur-mesure pour ta propre situation, afin d’optimiser au mieux ton agenda quotidien

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