Tout savoir sur mon organisation : ma méthode

Aujourd’hui on va s’éloigner un peu de la thématique du site internet pour se concentrer sur ma place en tant que chef d’entreprise.
Je vais te parler d’un sujet qui m’est ultraaaa demandé sur mes réseaux sociaux : ma méthode d’organisation. Je vais donc tout te partager dans cet article :

comment je m’y prends pour développer ma présence féminine en ligne

Après trois ans et demi d’entrepreneuriat, mon organisation a complètement changé de mes débuts à aujourd’hui. J’y suis allée à tâtons pour trouver la méthode qui me convenait. J’ai regardé (sûrement comme toi) ce qui se faisait autour de moi, toutes ces « méthodes miracles » pour avoir une organisation plus que réussie. C’est en testant toutes ces choses que j’ai pu découvrir ce qui m’allait au quotidien.

Une méthode qui ne me lasserait pas, qui me ferait gagner du temps (et non en perdre) et qui serait surtout vraiment efficace pour moi !

Je peux désormais dire que j’ai trouvé une méthode solide, pas figée dans le temps et qui évoluera encore très certainement (en même temps que moi) mais qui me satisfait pour l’instant et qui m’apporte les résultats que j’attends. C’est devenu très naturel pour moi de mettre en place tout ce process d’organisation au quotidien.

Rester focus sur TA méthode

Lorsque tu instaures une méthodologie qui te convient, à TOI, ne te laisse pas influencer par les effets de phénomènes de mode qui peuvent se diffuser sur les réseaux sociaux entre entrepreneurs. Ne sois pas attirée par la découverte d’un nouvel outil à chaque fois (il y en aura toujours !). Tout ne te conviendra pas, ce qui fonctionne pour quelqu’un d’autre n’est pas du tout obligatoirement adapté à tes besoins. Reste donc vigilante sur ce point ultra rapide mais si important : ne te laisse pas distraire si la méthode que tu as mise en place fonctionne pour toi.

Récemment beaucoup d’entrepreneurs ont quitté Trello pour Click up par exemple. J’ai moi aussi failli céder à la tentation, à force de voir ce nouvel outil partout sur toutes les plateformes que j’utilise. J’ai commencé à me poser tout un tas de questions :

les fonctionnalités y sont-elles meilleures ? 
est-ce plus pratique ?
plus intuitif ?
vais-je faire une plus value en changeant d’outil ?

Juste à temps je me suis freinée pour me dire : ok, je suis à l’aise avec mon processus d’organisation actuel, aucun intérêt de tout chambouler pour prendre en main et découvrir un tout nouvel outil. Retiens que ça ne sert à rien de changer sans cesse de méthode d’organisation parce qu’autour de toi les choses bougent pour les autres : ça peut être des personnes qui ne sont justement pas satisfaites à 1000% de leur organisation actuelle.

Le jour où tu trouves TA méthode d’organisation, que tu trouves alignée avec de tout ton être, qu’elle t’apporte de vrais résultats, que c’est fluide pour toi dans son utilisation, que ça ne te demande pas de réel effort et que tu la trouves complète : alors ne perds pas ton temps à suivre les effets de mode des nouvelles sorties d’outils.

Mes 2 outils d’organisation

Je débute mon organisation chaque Dimanche. Je me penche sur mon agenda papier sur lequel j’aurai reporté tous mes rendez-vous : call, rendez-vous perso, médecin, réunions, événements familiaux, soirées entre potes… en gros toutes les dates clés qui ne doivent pas changer, avec un horaire précis à connaître et que je puisse noter quelque part à l’avance. Rien de bien original donc, dans l’utilisation de ce premier outil.

J’utilise ensuite mon deuxième outil, bien plus important en terme d’utilisation quotidienne : Trello. J’y crée des colonnes qui correspondent à chaque fois à une journée (Lundi, Mardi, Mercredi…) et dans laquelle je vais venir insérer des cartes : matin, après-midi et choses faites.

exemple trello

La première étape du Dimanche lorsque je m’installe devant Trello, c’est d’ouvrir mon agenda papier et de reporter sur chaque colonne pour chaque journée les choses « obligatoires » en provenance de mon agenda (en gros les rendez-vous programmés, trucs perso, etc…). Je bloque ainsi les plages horaires non modifiables et indispensables, sur lesquelles je ne dois pas prévoir d’autres choses.

Je crée ensuite 3 to do list (1 to do list = 1 colonne) : Digital Women pour la partie développement de mon propre business comme les réseaux sociaux, clientes pour entrer toutes les choses à faire pour mes clientes (original dis donc!), et enfin une liste perso pour toutes les choses relevant plutôt de la vie quotidienne comme l’entretien de ma maison ou de l’administratif. Tu vois donc que je planifie même le perso dans ma méthode d’organisation est je vais te dire pourquoi rien n’échappe à la création d’une carte sur Trello : le domaine perso c’est une partie sur laquelle on a tendance à lever le pied, faire une croix, passer au second plan lorsqu’on est entrepreneur, la programmer me permet donc de ne plus m’autoriser à repousser et j’accorde alors autant d’importance au pro qu’au perso.

Je retrouve mon équilibre.

Ces 3 to do se complètent à l’infini, en continu, tout au long de mes différentes semaines, dès qu’une nouvelle idée, un nouveau contrat, une nouvelle chose à faire s’ajoute dans mon quotidien. Je les alimente donc sans restriction, en mode mémo, pour ne rien oublier et pour l’avoir rapidement sous les yeux, par thématique. J’évite les checklist à profusion, les post-it… et je rassemble tout sur ces 3 to do digitales.

Evidemment tout ce que je te partage dans cet article n’est que ma façon de faire, ce qui fonctionne pour moi ne fonctionnera pas forcément pour toi. L’objectif ce n’est pas de copier/coller bêtement ma façon de faire mais bien de te l’approprier, d’en prendre des bribes, des éléments, qui vont te permettre d’améliorer ta façon de faire sur-mesure selon tes besoins et tes attentes (et ta personnalité !)

Dernièrement j’ai également créé une liste « focus de la semaine ». J’y place les grands points sur lesquels je dois absolument me concentrer cette semaine. Je fais preuve de beaucoup de bienveillance envers moi-même désormais, si j’ai un coup de mou, de moins bien, de baisse d’énergie, j’ai tendance à beaucoup moins me forcer. Cependant, j’ai forcément des points sur lesquels je ne peux pas faire l’impasse par moment : cette colonne me permet de savoir sur quoi je dois rester concentrée sans trop m’autoriser à repousser pour plus tard. Si au moment de construire ma semaine je me rends donc compte que j’ai sélectionné trop d’éléments à insérer dans mes colonnes, je jette un oeil à cette colonne focus, et je tri rapidement ce qui est impératif de ce qui peut attendre une semaine de plus.

Pour ensuite distribuer les cartes dans les différentes journées de la semaine, j’ai deux façons de faire qui dépendent de la période de l’année, de mes obligations mais aussi de mes humeurs :
– la première méthode c’est d’avoir des journées divisées par « pôle d’actions ». Le Lundi matin peut être focus clientes quand l’après-midi sera plutôt perso. Le Mardi matin de nouveau cliente et l’après-midi plutôt développement de Digital Women, par exemple.
– avec la période estivale, je privilégie plutôt cette seconde méthode dans l’optique de m’écouter, de ralentir, de souffler après mon année intense, d’avoir des journées moins chargées, je suis donc au feeling, sans aucune plage horaire, et je travaille à l’écoute de mes ressentis et émotions.

Ma Success routine

Autre point central de mon organisation quotidienne : ma Success routine. Je n’ai pas de Morning routine parce que je ne suis juste pas du matin. Du coup, c’est un peu ma Morning routine à moi, qui me permet de bien démarrer ma journée : rangement matinale, routine médicaments/compléments alimentaires, petit thé et je me place devant mes mails, j’inclus parfois des étirements, de la méditation… selon mes envies. C’est mon petit cycle vertueux pour lancer ma journée dans la meilleure énergie possible pour moi.

Les changements à venir

Même si ma méthode d’organisation me convient, je ne suis pas parfaite, loin de là, et j’ai moi aussi des éléments sur lesquels j’aimerai travailler pour continuer d’avancer de façon positive vers mes objectifs quotidiens. J’aimerai donc prendre le temps de te parler des changements que j’aimerai mettre en place, histoire de peut-être te souffler une dynamique à transformer aussi de ton côté, qui sait ?

Premièrement, j’aimerai modifier mon organisation pour les épisodes de podcast et articles de blog : chaque semaine j’enregistre et je rédige les contenus la semaine de leurs sorties. J’aimerai donc prendre une semaine d’avance, histoire d’être plus large, pouvoir prendre le temps dans la conception, étaler toutes les étapes de création. Visualiser avec Trello mes plages horaires restantes me permet alors de voir quand je peux m’avancer sur ma création de contenus sans venir empiéter sur des tranches horaires utiles à d’autres actions.

– Pour le coup, en second point, ce sont des changements à venir de par leur côté « nouveauté » à mettre en place mais ce que je voulais te souligner ici, c’est que, lorsque j’installe une chose dans mon organisation, l’objectif c’est qu’elle y reste de façon constante. Par exemple, je sais que je dois retravailler mon Pinterest et ma stratégie mailing depuis plusieurs mois. Je n’ai pas encore pris le temps de le faire parce que j’attendais de bien asseoir la création de contenus (podcast/article) de façon régulière chaque semaine. Une fois que j’ai assimilé cette nouvelle habitude, je peux en ajouter une nouvelle (comme Pinterest pour mon exemple). L’idée ce n’est pas de reprendre la main sur quelque chose et de faire l’impasse dessus une fois que tu passes à l’action suivante. Lorsque ça te semble naturel, que ce n’est plus un effort pour toi d’inclure cette action dans ta routine hebdomadaire, alors tu peux passer à la suite.

Prends le réflexe de bien imprimer un automatisme dans ton organisation avant d’ajouter une marche de plus dans ton ascension. 

Troisième chose, tenter de moins mélanger le pro et le perso. Si tu es entrepreneur et que toi aussi tu connais ce syndrome, fais-moi signe ! Plus sérieusement, voilà une grosse modification que j’aimerai mettre en place dans mon process. En travaillant de chez nous les tentations sont grandes de mélanger ces 2 facettes de notre vie : du genre lancer une lessive entre deux appels clientes, un lave vaisselle entre deux projets ou réunions, etc… tu vois le genre. Pour ma rentrée (à mi-Septembre), j’aimerai vraiment pouvoir compartimenter davantage mes journées pour éviter de couper ma concentration et ma productivité.

S’écouter pour créer une organisation qui fait la différence

Le jour où j’ai décidé de m’écouter : j’ai arrêté de m’imposer des horaires, j’ai compris que mon corps n’était pas forcément du matin, que je pouvais être très productive jusqu’à 4h du matin, que je pouvais donc me coucher si tard et me lever à 11h si j’en avais envie, que je pouvais condenser tous mes rendez-vous sur l’après-midi parce que j’étais bien plus efficace, créative et réactive sur ces horaires. J’ai compris aussi que ce n’est pas parce que c’était « ma norme » que ça devait l’être tous les jours, de toutes les semaines, de tous les mois, de toute ma vie. Je peux avoir des périodes où je suis fatiguée plus tôt et où je me lève sur les coups de 8/9h.

Et c’est ok.

Tu n’es pas obligée d’être réglée comme un robot, d’avoir toujours les mêmes horaires. Tu ne dois pas culpabiliser parce que tu vas avoir un coup de fatigue à un horaire inhabituel pour toi. Deviens indulgente envers toi-même, dis-toi que le principal c’est de composer pour que tout soit fluide au maximum pour toi. Pour que cette organisation te permette d’être plus à l’aise, plus efficace dans ton business. Et qu’elle évoluera de toute façon en même temps que toi, ton business, tes prises de consciences, tes réussites, tes échecs, tes apprentissages…

Cet article était un peu moins construit que les précédents, parce que j’ai vraiment préparé ce contenu au feeling, sans trop structurer pour simplement te parler du process d’organisation qui fonctionne pour moi et pour tenter de t’inspirer dans la création du tien. J’espère avoir répondu à la plupart des questions que je reçois sans cesse sur les réseaux à propos de ma façon de m’organiser chaque semaine. Si toutefois tu as encore d’autres questions, n’hésite pas à me le dire en commentaire ou à échanger avec moi sur Instagram si tu préfères.

Je préparerai un peu plus tard un autre contenu sur la thématique de l’organisation, histoire de décomposer les différents tableaux de mon Trello.

Le message le plus important que tu dois retenir après toute cette masse d’informations, c’est de te dire que la meilleure organisation qui soit c’est celle que tu te seras créée et montée sur-mesure, en t’inspirant d’une ou plusieurs méthodes existantes auprès de mentors que tu aimes, mais que tu n’es pas obligée de suivre à la lettre. C’est ok de t’écouter, de te tromper, de mettre en place une méthode de croire que ça fonctionne et finalement de devoir la modifier. Tout ce que tu vas mettre en place n’a qu’un seul objectif : te simplifier la vie. Si c’est plus compliqué une fois ton process d’organisation en place, c’est qu’il n’est pas bon. Il est uniquement là pour te faire gagner du temps, que ça te semble facile, que ce soit un soulagement, que tu puisses vivre ta vie pro et perso plus sereinement.

Tu dois juste créer à tâtons, progressivement, tout doucement, la méthode qui te conviendra pour t’organiser et booster ta présence féminine digitale.
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